Talepten teslimata tüm adımları takip edin.

Gemi satınalmasında ihtiyaç açık denizde doğar, teknik ekip doğrular, ofis teklif toplar, yönetim onaylar ve teslimat farklı bir limanda gerçekleşebilir. Bu zincir e-posta ve tablolarla yürüdüğünde bağlam kolayca kaybolur.

Faromo; talep, RFQ, seçilen teklif, PO, bir veya daha fazla mal kabul kaydı ve tek PO’ya bağlı tedarikçi faturasını ilişkili kayıtlar olarak tutar. Aşama, onay izi, teslim limanı ve uyuşmazlıklar süreç içinde görünür kalır.

Talep numarasından fatura uyuşmazlığına kadar hangi kayıt değişir?

IMPA ürün kimliği için ortak bir referans dili sunarken, güncel denizcilik satınalma ürünleri talep, RFQ, teklif, PO, teslim/stok ve fatura bağını ortak kategori akışı olarak tarif eder. Aşağıdaki model Faromo’nun bugün uyguladığı davranışı ve her adımın karar sınırını gösterir; evrensel bir satınalma politikası değildir.^[1][2][3][4]

IMPA MSG

Kalemi kodla birlikte tarif edin

Talep kalemi açıklama, parça numarası ve teknik şartı korur; altı haneli IMPA kodu opsiyoneldir. Faromo lisanslı MSG kataloğunu kendiliğinden sağlamaz ve kod ekipman uyumluluğunu doğrulamaz.

PR / RFQ

İhtiyaç ve piyasa cevabını ayırın

Talep gemi, kategori, miktar, ROB, aciliyet, tarih ve limanı; RFQ ise davet, kapsam, son tarih, para birimi ve tedarikçi teklifini taşır.

PO / GRN

Sipariş ile fiziksel kabulü karıştırmayın

PO seçilen onaylı tedarikçiyi ve sipariş kalemlerini; GRN teslim alınan, kabul edilen ve reddedilen miktarı kaydeder. Stok hareketi yalnız post edilmiş GRN’de stok lokasyonu varsa oluşur.

3-WAY

Fatura kararını kayıt farkıyla açıklayın

Mevcut üç yönlü kontrol bir PO, o PO’nun post edilmiş GRN’leri ve tek tedarikçi faturasını karşılaştırır; eşleşme dışı kayıt APPROVED yerine DISPUTED olur.

Kayıt ve karar matrisi

Sistemin yaptığı kontrol ile alıcının kararını ayırın.

Her satır, uygulamadaki girdiyi, otomatik davranışı, üretilen kaydı ve ürünün karar vermediği alanı birlikte gösterir.

Kontrol noktası	Girdi	Faromo davranışı	Üretilen kayıt	Karar sınırı
`REQUISITION`	Gemi, kategori, kalem, miktar, ROB, aciliyet, gerekli tarih ve teslim limanı.	Talebi durum akışına alır; yapılandırılmışsa gemi/ofis veya kategori-tutar bazlı onay zincirini uygular.	Numaralı talep, kalemler, onay/red izi ve açıklamalar.	Gerçek ihtiyaç, parça uyumu ve tüm depolardaki stok yeterliliğini kendiliğinden doğrulamaz.
`RFQ`	Davetli tedarikçiler; kalem fiyatı, para birimi, teslim günü, geçerlilik ve ödeme koşulu.	Teklifleri kaydeder ve mevcut iç modelde fiyat %60 + teslim süresi %40 ile düşük skor en iyi olacak şekilde sıralar.	RFQ’ya bağlı teklifler ve iç karşılaştırma sırası.	Teknik uygunluk, kalite, garanti, vergi/navlun ve toplam inmiş maliyet kararını vermez.
`AWARD → PO`	Seçilen teklif ve onaylı tedarikçi kaydı.	Seçilen teklifi işaretler, diğerlerini reddeder ve ISSUED durumunda PO üretir; onaysız tedarikçide işlemi durdurur.	RFQ ve talebe bağlı satınalma siparişi.	İç seçim ve PO üretimi; şirket yetki politikası, tedarikçi teyidi veya hukuki sözleşme incelemesinin yerine geçmez.
`GRN`	PO kalemleri; teslim alınan, kabul edilen ve reddedilen miktar; tarih, liman ve opsiyonel stok lokasyonu.	Fazla teslim kaydını engeller, kısmi/tam teslim durumunu günceller ve lokasyon varsa RECEIVE stok hareketi yazar.	Bir veya daha fazla post edilmiş GRN ve varsa stok işlemleri.	İç mal kabul; bağımsız kalite muayenesinin, sertifika kontrolünün veya harici teslim belgesinin yerine geçmez.
`3-WAY`	Tek PO, post edilmiş GRN’ler ve o PO’ya bağlı tek tedarikçi faturası.	Fatura miktarını kabul edilen GRN ile; satır birim fiyatını ve başlık-satır toplamını varsayılan %2 toleransla karşılaştırır.	APPROVED veya DISPUTED fatura durumu ve satır bazlı uyuşmazlıklar.	Çok PO’lu tek fatura desteklenmez; bu kontrol vergi, muhasebe, hukuk veya ödeme onayı değildir.

Teklif sıralamasındaki %60/%40 ve fatura kontrolündeki %2 mevcut ürün varsayımlarıdır; şirket politikasına, kategoriye ve sözleşmeye göre yeniden değerlendirilmelidir.

Satınalma dosyası kontrolü

PO vermeden ve faturayı onaylamadan önce ne doğrulanmalı?

Kontrol listesi, sistemdeki izlenebilir kaydı satınalma ekibinin teknik ve ticari muhakemesiyle tamamlar.^[1][2][3][4]

01 · Kaynak İhtiyacın nedenini gösterin: Bakım işi, deficiency, stok eksiği veya operasyon ihtiyacını talep açıklaması ve varsa ilgili kayıt bağlantısıyla belgeleyin.
02 · Kimlik Kodla yetinmeyin: Açıklama, üretici/model, parça numarası, teknik şart ve opsiyonel IMPA kodunu birlikte kontrol edin; ekipman uyumunu ayrıca doğrulayın.
03 · Miktar Miktarın dayanağını koruyun: Talep edilen ve onaylanan miktarı ROB, tüketim veya bakım kapsamıyla karşılaştırın; gerekli tarih ve teslim limanını teyit edin.
04 · Eş kapsam Teklifleri aynı zemine getirin: Birim, miktar, para birimi, teslim süresi, navlun/vergi kapsamı, ödeme ve geçerlilik koşullarını karşılaştırmadan önce eşitleyin.
05 · Karar İç skoru nihai karar saymayın: Fiyat %60 + teslim %40 sıralamasından sonra teknik uygunluk, kalite, garanti, toplam maliyet ve tedarikçi riskini yetkili alıcı ayrıca değerlendirir.
06 · Yetki Onay zincirini kanıtlayın: Kategori, baz para tutarı, yetkili roller ve zorunlu eş imzacıların seçilen talep ve PO için doğru uygulandığını doğrulayın.
07 · Lojistik Liman penceresini izleyin: Tedarikçi teyidi, taşıyıcı veya forwarder, takip referansı, tahmini teslim, gemi ETA’sı ve gecikme istisnasını güncel tutun.
08 · Kabul Fiziksel farkı GRN’de kaydedin: Kısmi teslimi, kabul/red miktarını, not ve ekleri; stok girecekse doğru lokasyonu post etmeden önce kontrol edin.
09 · Fatura Uyuşmazlığı kapatmadan görünür tutun: Faturanın tek PO kapsamını, kabul edilen miktarı, birim fiyatı, satır ve başlık toplamını kontrol edin; %2 varsayımını şirket politikasına göre değerlendirin.

Bu kontrol listesi şirket satınalma prosedürü, sözleşme, vergi/muhasebe, yaptırım taraması, kalite ve üretici/klas gerekliliklerinin yerine geçmez.

Kapsam ve temel bileşenler

Tanımlı gemi talebi

Gemi, kategori, kalem, miktar, gemideki bakiye, aciliyet, gerekli tarih ve teslim limanını kaydedin; varsa altı haneli IMPA kodunu ekleyin.

RFQ ve teklif kaydı

Davet edilen tedarikçileri, teklif kalemlerini, para birimini, teslim süresini, geçerliliği ve ödeme koşullarını aynı RFQ’da tutun.

Açıklanabilir iç sıralama

Mevcut model teklifleri fiyat %60 ve teslim süresi %40 ile sıralar; teknik uygunluk, kalite ve toplam maliyet değerlendirmesini alıcı tamamlar.

Kategori ve tutar bazlı onay

Varsayılan veya kategoriye özel zincirde baz para tutarını, yetkili rolleri ve zorunlu eş imzacıları uygulayın.

PO, takip ve kısmi mal kabul

Yalnız onaylı tedarikçiye PO üretin; sevkiyat aşamasını izleyin ve kabul/red miktarlarını birden fazla GRN ile kaydedin.

Üç yönlü fatura kontrolü

Tek PO’ya bağlı faturayı PO ve post edilmiş GRN’lerle karşılaştırın; miktar veya varsayılan %2 tolerans dışındaki fiyat farkını uyuşmazlığa taşıyın.

İş akışı

Talep açın: Gemi ihtiyacı teknik bağlam ve öncelikle kaydedilir.
RFQ ve teklifleri kaydedin: Aynı kapsamda gelen fiyat, teslim süresi ve koşullar RFQ’ya bağlanır.
Onaylayıp PO üretin: Yetkili seçim yalnız onaylı tedarikçi için siparişe dönüşür.
GRN ve faturayı karşılaştırın: Kabul edilen miktar, PO fiyatı ve fatura farkları üç yönlü kontrolde görünür olur.

Operasyonel sonuç

Bekleyen talepleri sorumlu ve aşamaya göre izleyin.
Teklif seçimini görünür ve denetlenebilir yapın.
Acil gemi ihtiyaçlarında iletişim kaybını azaltın.
Gemi maliyetlerini kaynağındaki taleple ilişkilendirin.

Ürün kanıtı

Uygulanmış talep → RFQ → PO → GRN → üç yönlü eşleştirme akışı

Faromo; teklifleri mevcut iç modelde fiyat %60 ve teslim süresi %40 ağırlığıyla sıralar, yalnız onaylı tedarikçiden PO üretir, kısmi GRN kabul eder ve fatura farklarını varsayılan %2 toleransla uyuşmazlığa taşır.

Sık sorulan sorular

Gemi çevrimdışıyken talep oluşturabilir mi?

Mevcut web talep girişi bağlantı gerektirir. Satınalma için çevrimdışı kapsam, pilotta istemci ve aksiyon bazında ayrıca doğrulanmadan genel bir offline iddiası yapılmaz.

Onay limitleri tanımlanabilir mi?

Evet. Varsayılan veya kategoriye özel zincir; baz para birimindeki tutar eşikleri, yetkili roller ve zorunlu eş imzacılarla yapılandırılabilir. Döviz dönüşümü ve şirket yetki politikası ayrıca yönetilmelidir.

Kısmi teslimat desteklenir mi?

Evet. Sipariş kalemleri farklı tarihlerde veya miktarlarda teslim alınabilir; açık bakiye görünür kalır.

Bakım işiyle satınalma talebi bağlanabilir mi?

Talep kalemi veri modeli ekipman ve bakım görevi bağlantısını taşır. Mevcut genel web talep formu bu alanları doğrudan sunmadığı için otomatik uçtan uca bağlantı entegrasyon veya ek arayüz kapsamıyla doğrulanmalıdır.

Üç yönlü eşleştirme faturayı otomatik öder mi?

Hayır. Mevcut kontrol tek PO, post edilmiş GRN ve faturayı miktar/fiyat yönünden karşılaştırır; sonuç APPROVED veya DISPUTED olur. Vergi, muhasebe, hukuk ve ödeme onayı ayrı süreçtir; çok PO’lu tek fatura desteklenmez.

Birincil kaynaklar

IMPA Marine Stores Guide — International Marine Purchasing Association
ShipManager Procurement: denizcilik satınalma çözümleri — DNV
SERTICA Denizcilik Satınalma Yazılımı — Logimatic
smartPAL Denizcilik Satınalma Yazılımı — MariApps Marine Solutions