Sürüm kontrolü
Her revizyonu numara, tarih, değişiklik özeti ve önceki sürüm bağlantısıyla saklayın.
Paylaşılan klasörü kontrollü doküman sistemine dönüştürün.
Bir prosedürün dosyada bulunması, doğru sürümün kullanıldığı anlamına gelmez. Revizyonun kim tarafından hazırlandığı, kim tarafından onaylandığı, ne zaman yürürlüğe girdiği ve hangi gemilere dağıtıldığı izlenmelidir.
Faromo taslak, inceleme, onay, yürürlük ve arşiv durumlarını ayırır. Gemi ve roller için dağıtım listesi oluşturur; kullanıcı okundu onayı verdiğinde kayıt denetim izine eklenir.
Kapsam ve temel bileşenler
İnceleme ve onay
Hazırlayan, inceleyen ve onaylayan rollerini doküman türüne göre belirleyin.
Yürürlük yönetimi
Onaylanan dokümanı belirli tarihte yürürlüğe alın; eski sürümü kontrollü arşivleyin.
Gemi dağıtımı
Dokümanı ilgili gemi, departman veya role hedefleyin.
Okundu onayı
Kimin hangi sürümü ne zaman okuduğunu kayıt altına alın.
Form ve kayıt bağlantısı
Prosedürleri ilgili form, kontrol listesi, denetim veya aksiyonla ilişkilendirin.
İş akışı
- Taslak oluşturun: Doküman bilgisi, sahibi ve değişiklik kapsamı kaydedilir.
- İnceleme ve onaydan geçirin: Yetkili roller içerik ve revizyonu değerlendirir.
- Dağıtıp yürürlüğe alın: Doğru sürüm hedef gemi ve rollere açılır.
- Okundu ve kullanım izini koruyun: Okundu kayıtları ve sonraki revizyon geçmişi saklanır.
Operasyonel sonuç
- Gemide eski prosedür kullanılma riskini azaltın.
- Denetimde onay ve dağıtım geçmişini hızlıca gösterin.
- Doküman sorumluluğunu ve revizyon takvimini görünür yapın.
- Prosedür ile ürettiği operasyon kaydını birbirine bağlayın.
Sık sorulan sorular
Eski doküman sürümleri silinir mi?
Hayır. Eski sürümler kontrollü arşivlenir; hangi tarihler arasında yürürlükte oldukları korunur.
Okundu onayı zorunlu yapılabilir mi?
Doküman türü, gemi veya rol bazında okundu onayı gerekliliği tanımlanabilir ve gecikenler izlenebilir.
SMS el kitabı bölümler hâlinde yönetilebilir mi?
Doküman hiyerarşisiyle el kitabı, prosedür, talimat ve formlar ayrı kayıtlar olarak birbirine bağlanabilir.
Gemiler çevrimdışı doküman görebilir mi?
Gemiye dağıtılmış yürürlükteki dokümanlar yerel erişim için hazır tutulabilir; yeni sürümler bağlantı döndüğünde eşitlenir.